現場の日常から見えてきた課題と悩み
建設・不動産業の現場では、複数拠点を管理する担当者様や本部スタッフの皆様が、日々さまざまな課題に直面しています。
特にここ数年は、現場ごとに発生する多様な書類作成や申請、工程管理など、いわゆる“間接業務”が急増し、本来の現場管理や工程調整に割く時間が圧迫される状況が続いていました。
「また昨日も工程が遅れた」「追加の申請書類の作成が間に合わない」など、朝礼のたびに現場から本部へ報告が上がるケースが目立つようになりました。
管理担当者様からは「日中は現場対応に追われ、デスクワークは夜に持ち越しがちです」「何が本来の仕事なのか、分からなくなりそうです」といった声も寄せられていました。
悪循環が生まれた背景と、現場の負担感
間接業務の負担増により、現場と本部の双方でコミュニケーションの停滞や、確認・手配ミスが慢性化していきました。
例えば、ある月の管理台帳には「申請書提出遅延が月8件」「現場からの誤連絡が月4件」といった記録が残っています。
本部スタッフからも「現場ごとに書類形式が違い、確認に時間がかかる」「突発的な問い合わせが多く、業務改善に手が回らない」といった声が挙がっていました。
このような状態が続くと、一人ひとりの工夫や改善意欲も埋もれてしまい、現場の業務効率やモチベーション低下につながるリスクがありました。
分業体制見直しへの取り組みと、私たちの関わり
私たちはまず、現場・本部の皆様と一緒に、業務フロー全体を整理し、各工程ごとの「ムダ」や「属人化」ポイントを洗い出すところから始めました。
「この書類は本当に現場で作成すべきか」「本部で一括対応できる部分はどこか」といった観点で棚卸しを行い、具体的な分業ラインを再設計していきました。
例えば、工程表や申請書の作成・一次集計作業については、私たちBPOチームが本部側で一括対応する形を提案し、現場スタッフが本来業務に集中できる環境を整備しました。
また、拠点ごとに異なっていた申請書様式は、本部でフォーマットを統一し、必要な通知ややりとりもチャットツールを活用して一元管理するなど、業務プロセスそのものの見直しを進めました。
現場に現れた変化と、担当者の声
業務分担の見直し後は、「本部への急ぎ依頼が月10件以上減少した」「各現場で30分ほど余裕が生まれるようになった」といった具体的な効果が見られるようになりました。
現場からは「書類探しの時間がほぼゼロになった」「若手指導や現場改善に充てる時間が増えた」といった前向きな声も増えてきました。
会議でも「現場からの改善提案や要望が出やすくなった」「現場と本部で課題を共有しやすくなった」との意見があり、全体として業務効率化と現場の負担軽減が進んでいます。
まとめ
私たちは熊本の建設・不動産業現場で、分業・業務効率化のご支援を続けてまいりました。
現場の業務負担や非効率に悩まれているご担当者様がいらっしゃいましたら、ぜひ一度ご相談ください。
私たちは現場の困りごとを一緒に見つけ、最適なやり方を共に考えます。
